Télésecrétariat médical : en quoi consiste-t-il réellement ?

Un service de télésecrétariat médical est une plateforme permettant de coordonner les patients et les médecins. Son rôle consiste principalement à traiter les appels téléphoniques des malades et à gérer les rendez-vous du personnel médical. Il facilite grandement l’organisation dans un centre de santé ou dans un cabinet médical. Un grand nombre de prestataires sont en mesure de prendre en charge le télésecrétariat médical.

Le rôle d’un service de télésecrétariat médical

Généralement, un télésecrétaire médical s’occupe principalement de l’accueil téléphonique de la patientèle. Formé dans le domaine médical et dans le secteur de la communication au téléphone, il maîtrise parfaitement les techniques de la réception téléphonique médicale.

En plus de la gestion des appels, il peut également entreprendre l’organisation de l’agenda des praticiens en ordonnant les rendez-vous de consultations en fonction de leur disponibilité. En plus de cela, en cas d’urgence médicale, ce professionnel s’assure de réserver des créneaux pour une bonne prise en charge des malades. Selon le cas, le télésecrétaire médical peut justement assurer une permanence téléphonique au-delà des horaires d’ouverture de l’établissement de santé pour ces urgences.

Par ailleurs, les tâches des prestataires en télésecrétariat médical s’étendent actuellement. Ils se chargent aussi de la retranscription de comptes rendus médicaux et de l’envoi des courriers. Ce qui renforce l’importance de ce service auprès des professionnels de santé. C’est une entité à part entière permettant de faciliter le bon fonctionnement du milieu médical.

Généralement, le télésecrétaire médical peut travailler depuis un centre d’appel, une société spécialisée ou depuis son domicile. Il peut donc être localisé dans une autre région ou même dans un autre pays.

Les compétences requises et les outils à utiliser dans le domaine du télésecrétariat médical

Dans la réalisation de ses missions, un télésecrétaire médical doit maîtriser l’accueil des patients au téléphone. Il a aussi le devoir de connaître les techniques pour fixer un rendez-vous en fonction de sa demande et l’urgence de la consultation. En plus de ces tâches, ce professionnel peut aussi être amené à rédiger des rapports médicaux à partir d’outils informatiques. Il devra maîtriser la grammaire et la terminologie médicale. Sa réactivité compte grandement dans la réalisation des tâches pour être une aide efficace pour les professionnels de santé.

Différentes qualités humaines et techniques définissent également les professionnels en télésecrétariat médical. Tout comme un secrétaire classique, ils doivent démontrer un comportement aimable et accueillant lors de la prise des appels. Sachant qu’ils conversent souvent avec des personnes en situation de souffrance, ils doivent adopter un ton chaleureux et calme. Il faut rassurer les patients même s’ils se trouvent dans une situation d’impatience.

Une bonne élocution s’avère être utile pour que les appelants puissent bien comprendre les informations communiquées, surtout en termes de prise de rendez-vous. Cela évite les erreurs qui pourraient bafouer le planning du médecin. En plus de cela, ils ont aussi le devoir de préserver le secret médical.

Mis à part ces qualités, le télésecrétaire médical doit aussi savoir utiliser le micro et le casque au moment de la prise d’appels. Cela est indispensable pour garder les mains libres et retranscrire plus facilement les informations dans l’immédiat. Il doit aussi se procurer un logiciel de gestion des rendez-vous médicaux pour une meilleure organisation du planning des médecins. Pour contrôler les tâches administratives, il devra connaître les outils bureautiques comme le traitement et les tableurs de données. Il en est de même pour la gestion des consultations vidéo à partir d’une plateforme numérique en vue des téléconsultations.

Sachant que les tâches administratives et la gestion des appels sont chronophages, les médecins ont tout intérêt à se tourner vers un service de télésecrétariat médical. Ils pourront ainsi se consacrer à leur cœur de métier, notamment soigner leurs patients.